Le projet débute par une phase de réflexion stratégique, pour assurer son alignement avec l’ADN et la stratégie de l’entreprise, clarifier ses ambitions, ses objectifs et faire du projet immobilier un projet adapté à chaque organisation. il deviendra un levier illustrant les transformations et les nouvelles pratiques associées.

Cette phase de cadrage accompagne la réflexion du CODIR/COMEX, contribue à faire évoluer les mentalités, et permet de poser les fondamentaux et d’établir la feuille de route du projet, avant que de rechercher des solutions. Au cours d’entretiens individuels, sont évalués l’opportunité de nouveaux modes de travail : télétravail, mode hybride, flex office, mobilité dans les espaces, typologies d’espaces, digitalisation, etc.

Le document de synthèse des entretiens est présenté lors d’une réunion de restitution et d’échanges appelée « envisioning », qui permet au collectif de s’aligner autour du cadrage, de dégager les éléments structurants du projet et le sens qui lui sera donné. Cela permettra une communication cohérente pour le projet.

Cette phase amont permet de gagner du temps dans la suite du déploiement du projet, grâce au cadre de référence partagé qui a été établi.

Audit d’organisation : compréhension de l’organigramme, des métiers, des modes de fonctionnement et interactions, des liens de proximité, analyse des KPIs existants etc.

Entretiens métiers et questionnaires : cette phase d’écoute, de compréhension des réalités métiers est clé. Il s’agit d’entretiens individuels avec un échantillon de managers et experts représentatifs (1h à 1h30) .

Enquête quantitative utilisateurs : cette enquête permet à chacun de s’exprimer, sur les pratiques actuelles, l’appréciation des locaux actuels et les besoins pour les futurs locaux. Elle peut être administrée soit par un partenaire spécialisé soit par le client.

Relevés d’occupation des locaux : relevés in situ des pratiques des utilisateurs et taux d’occupation des postes de travail, des salles de réunion, des espaces de repli ou de convivialité.

Ebauche du programme fonctionnel du projet : l’analyse des phases 1 et 2 aboutit à une proposition de cahier des charges, qui sera à affiner avec l’équipe de conception

Réunion de synthèse et restitution : partage des constats, préconisations et échanges autour du pré-programme fonctionnel du projet.

Programme fonctionnel : l’ensemble des livrables des phases 1 et 2 permettent de constituer le socle du projet, sur lequel s’appuie l’équipe de conception. Il s’agit donc de travailler ensemble à transposer le programme établit en principes d’aménagement et en plans.

Design thinking : la démarche participative commence par un atelier de créativité autour du concept d’aménagement : « imaginez vos espaces de demain ».

Ambassadeurs : création et animation d’un réseau d’ambassadeurs et consultation à différentes étapes clés de la conception.

Sondages : sur des points concrets et des options d’aménagement à faire valider par les collaborateurs.

Nous ne sommes pas tous égaux face aux changements, et les transformations actuelles du monde du travail sont majeures. Il est essentiel d’ accompagner et embarquer l’organisation à travers les différentes phases du projet.

Nous co-construisons avec les équipes RH et communication de nos clients des plans d’actions, visant à solliciter et impliquer les différentes strates de l’organisation, à différentes étapes du projet.

Organisation et animation d’ateliers à thèmes ou de focus groups (macro-zoning, micro-zoning, managers & changement, mes futurs espaces de travail, mieux travailler ensemble…)

Learning Expeditions

Mock up mobilier ou zone test

Création et animation d’un réseau d’ambassadeurs

Plénières salariés

Dialogue social

…les initiatives d’accompagnement du changement et de communication sont multiples.

Sondages et enquête quantitative de retour d’expérience, d’ancrage des nouveaux modes de travail et suivi de la mise en place des nouvelles pratiques.

Co-animation du réseaux d’ambassadeurs : remontées terrain, approche « test & learn », ajustements et/ou consolidation, animation d’ateliers (“mieux vivre ensemble”, plan d’actions REX …)

Accompagnement des managers : atelier d’ajustement des règles de vie par quartier d’équipes.